Wanneer u een onroerend goed koopt, u ons producten of diensten verleent, u informatie wenst te ontvangen over Vitruvi of u van onze diensten geniet, of wanneer u onze website [www.vitruvi.be] (de “Website”), bezoekt, zullen wij bepaalde persoonsgegevens over u (“Persoonsgegevens”) verzamelen.

Dit beleid inzake bescherming van de persoonlijke levenssfeer (het “Beleid”) is erop gericht u erover te informeren hoe wij, de Vitruvi en het geheel van haar dochterondernemingen (“Vitruvi” , “onze” “ of “wij”) persoonsgegevens verzamelen in dat kader, waarom wij dat doen, met welke derden wij ze delen, gedurende welke tijd wij ze bewaren, welke rechten u hebt en op welke manier u ze kunt uitoefenen.

1. Wie zijn wij?

Vitruvi is verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Haar maatschappelijke zetel is gevestigd te 8760, Meulebeke, Ooigemstraat 47 en zij is ingeschreven in de KBO onder nummer 0726.899.885. U kunt ons contacteren via de volgende algemene contactgegevens: E-mail: info@Vitruvi.be

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

2.1 Categorieën persoonsgegevens:

2.1.1 Persoonsgegevens die u ons meedeelt:

2.1.1.1 Informatie zoals onder andere:

• Uw naam*, voornaam*, titel*, taal* en geboortedatum
• Uw postadres*, e-mailadres*, vast en/of mobiel telefoonnummer*,...
• Alle persoonlijke informatie die u ons vrijwillig en zonder verplichting meedeelt (bijv. gezinssamenstelling, beroep,...)
• Mits uw toestemming, uw voorkeuren inzake contactname en marketing.
• Een kopij van uw identiteitskaart

2.1.1.2 Als u een professioneel bent, onder andere:

• De coördinaten van uw onderneming/vereniging/instelling: naam, postadres, vast en/of mobiel telefoonnummer, e-mailadres, uw BTW-nummer en ondernemingsnummer, rechtsvorm*

2.1.1.3 Informatie in verband met onroerende goederen, zoals onder andere:

• Het soort onroerende goederen waarvoor u interesse hebt getoond
• De onroerende goederen die u momenteel bezit of huurt
• De onroerende goederen die u in het verleden hebt gehuurd of gekocht

De met een asterisk (*)gemarkeerde gegevens zijn verplicht en onontbeerlijke om een overeenkomst te kunnen sluiten. U moet ons dus deze persoonsgegevens meedelen. Anders zal het niet mogelijk zijn om deze overeenkomst te sluiten.

2.1.2 Persoonsgegevens die wij over u verzamelen:

2.1.2.1 Informatie afkomstig van derden, zoals onder andere:

Wij mogen eveneens wanneer de wet ons dat toestaat persoonsgegevens betreffende u verzamelen die afkomstig zijn van openbare gegevensbestanden, sociale media of eigenaars van marketingbestanden, welke ons zullen helpen om uw persoonsgegevens te actualiseren, de kwaliteit ervan te verbeteren en ze te vervolledigen, met name om ons te helpen beter te begrijpen welke goederen u kunnen interesseren.

2.1.2.2 Automatische verzameling van persoonsgegevens

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij eveneens persoonsgegevens, met name wanneer u formulieren invult om inlichtingen te krijgen over een vastgoedproject of financiële informatie of nog automatisch dank zij het gebruik van cookies en soortgelijke technologieën.

Wij verzamelen hiernavolgende persoonsgegevens:

• wanneer u formulieren invult via de Website of andere kanalen (bijvoorbeeld wanneer u te kennen geeft interesse te hebben voor vastgoedprojecten die wij ontwikkelen of wanneer u als investeerder of geïnteresseerde persoon gevraagd hebt financiële gegevens over onze groep te leveren); en
• wanneer u een overeenkomst sluit met het oog op de aankoop van een onroerend goed; en
• wanneer u ons contacteert, bijvoorbeeld wanneer u naar onze klantendienst schrijft; en
• wanneer u een contract met ons sluit met het oog op de verkoop van een product of dienst aan Vitruvi; en
• Automatisch op de Website via het gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Hier komt u meer te weten dienaangaande: zie Vitruvi's cookie policy.

3. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Wij verwerken de bovenvermelde persoonsgegevens om volgende redenen:

In het kader van contractuele of precontractuele relaties met leveranciers, klanten en potentiële klanten, met name (i) om uw aanvragen tot inlichtingen betreffende onze actuele of toekomstige projecten te behandelen, (ii) voor het beheer van de contractuele relatie, (iii) voor de creatie, aanvaarding en opvolging van uw aankoop van een onroerend goed, de dienst na verkoop, (iv) voor boekhoudkundige doeleinden, (v) in de strijd tegen eventuele fraude, eventuele misdrijven en inbreuken en het beheer van eventuele geschillen en gerechtelijke procedures, etc. ...

Op basis van ons gerechtvaardigd belang, met name (i) de opvolging van informatieverzoeken verzekeren, (ii) uw persoonsgegevens actualiseren, verbeteren en hergroeperen, desgevallend met behulp van nuttige informatie afkomstig van externe partners die beschikbaar zou zijn, (iii) u contacteren als wij problemen hebben om in te gaan op één van uw verzoeken, (iv) om de kwaliteit van uw contacten met Vitruvi te controleren en te verbeteren op basis van uw antwoorden, (v) om onze producten of diensten te verbeteren, onze evenementen, websites of mobiele apps aan te passen aan de voorkeuren van onze bezoekers, klanten of potentiële klanten of om de veiligheid ervan te verbeteren, (vi) u financiële informatie te verstrekken over onze vennootschap, (vii) te strijden tegen eventuele fraude, eventuele misdrijven en inbreuken en het beheer van eventuele geschillen en gerechtelijke procedures, etc. ...

Op basis van ons gerechtvaardigd belang en/of mits uw toestemming, met name (i) u marketingmateriaal sturen in overeenstemming met uw communicatievoorkeuren, zoals bijvoorbeeld u de newsletters waarop u ingeschreven bent te sturen; (ii) om u herinneringen te sturen in verband met uw onroerende goederen, door ons aangeboden diensten of contracten die binnenkort zullen aflopen, te hernieuwen, (iii) om u te informeren over aanbiedingen van producten en diensten van Vitruvi, op algemene of gepersonaliseerde manier, (iv) om u te informeren over door Vitruvi georganiseerde evenementen, (v) in het kader van de deelname aan tevredenheidsenquêtes of marktonderzoeken naar onze producten en/of diensten of over de vastgoedmarkt, etc.

Op basis van de wet, met name (i) om zich te conformeren aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen (met name inzake financiële informatie), (ii) te antwoorden op wettelijke procedures of op informatieverzoeken van overheidsinstanties of andere derden, (iii) ter vermijding en opsporing van misdrijven en fraude, of ter bescherming van uw rechten of deze van derden, (iv) om wettelijke garanties na te leven, etc...

Wij kunnen soms de op de Website of via andere kanalen verzamelde persoonsgegevens combineren met gegevens die we bij derden verzameld hebben (zoals marketingbureaus) om ons te helpen te bepalen welke onroerende goederen u interesseren. Dan kunnen wij deze gegevens gebruiken om u relevante informatie te sturen. Wij kunnen eveneens met derden samenwerken om u gepersonaliseerde publiciteit te tonen op sociale netwerken of, als u het gebruik van cookies aanvaard hebt, wanneer u op Internet surft of andere sites bezoekt (zie dienaangaande het beleid inzake Cookies van Vitruvi privacy policy. Als u geen marketingmateriaal van ons meer wenst te ontvangen, kunt u hiertegen bezwaar maken. Daartoe verwijzen wij naar de afdeling “Welke rechten hebt u? Punt 10. – hieronder”.

4. Rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens

De door ons verzamelde persoonsgegevens worden behandeld op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

4.1 Verwerking met het oog op de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6, lid 1, punt b) van de AVG)

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt met het oog op de uitvoering van de overeenkomsten die wij met u sluiten. De persoonsgegevens kunnen eveneens verwerkt worden voor de uitvoering van maatregelen en verrichtingen in het kader van precontractuele relaties, bijvoorbeeld wanneer u een aanbod voor een onroerend goed vraagt.

4.2 Verwerking met het oog op door ons of derden nagestreefde gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid1, punt f) van de AVG)

Wij verwerken eveneens uw persoonsgegevens wanneer deze verwerking noodzakelijk is voor de bescherming van onze gerechtvaardigde belangen of deze van derden met wie wij uw persoonsgegevens gedeeld hebben, en met name om ons te helpen om informatie, producten en diensten te vinden die u het meeste kunnen interesseren, en om u informatie, aanbiedingen en publiciteit voor deze producten of diensten te tonen; uw ervaring met onze producten en diensten te personaliseren als u geen bezwaar gemaakt hebt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens daartoe.

4.3 Verwerking in het kader van uw toestemming (art. 6, lid 1, punt a) van de AVG)

Mits uw toestemming kunnen wij technische informatie verzamelen en verwerken zoals cookies en soortgelijke technologieën die we beschrijven in de “Cookie Policy” en/of uw persoonsgegevens gebruiken voor marketing per e-mail. In beginsel kunt u te allen tijde uw toestemming intrekken. Zie dienaangaande de afdeling “Welke rechten hebt u?” Punt 10. – hieronder”.

4.4 Verwerking noodzakelijk in het kader van reglementaire vereisten (art. 6, lid 1, punt c) van de AVG)

Wij zullen eveneens uw persoonsgegevens gebruiken als ze nodig zijn om ons te conformeren aan de wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn, en in het bijzonder onze verplichting om aan het publiek alle informatie ter beschikking te stellen die noodzakelijk is voor de transparantie, de integriteit en de goede werking van de markten. Het gebruik van uw gegevens kan dus noodzakelijk blijken voor de naleving van wettelijke en reglementaire bepalingen waaraan wij onderworpen zijn.

5. Worden uw persoonsgegevens gedeeld met derden?

Uw persoonsgegevens worden niet verkocht of overgedragen aan derden voor commerciële doeleinden. De enige modaliteiten waaronder wij persoonsgegevens aan derde mogen overmaken zijn de volgende:

• U geeft uw voorafgaande formele toestemming in deze zin;
• Wij zijn wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens over te maken in het kader van (de vermijding) van fraude en misbruik;
• Wij doen een beroep op derden om een deel van de met u gesloten overeenkomst te kunnen uitvoeren, in welk geval wij erover waken dat deze derden eveneens dit beleid inzake bescherming van de persoonlijke levenssfeer naleven.

Concreet worden uw persoonsgegevens gedeeld of kunnen ze worden gedeeld met de volgende derden, om de hieronder vermelde redenen:

• Vennootschappen of andere organisaties die we hebben aangeworven om diensten te verstrekken in onze naam, zoals web-hosting-vennootschappen, leveranciers van direct mail, leveranciers van analyses, evenementendiensten en leveranciers van informatietechnologie;
• Partnervennootschappen wanneer dat nodig is om u een gevraagd product of dienst te verstrekken.

Vitruvi kan uw persoonsgegevens ook delen met andere vennootschappen van Vitruvi binnen de Europese Unie.

Wanneer wij uw persoonsgegevens overmaken, waken wij erover dat ze uitsluitend worden gebruikt voor de in deze verklaring opgenomen doelstellingen.

6. Overdracht van uw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte

Uw persoonsgegevens zullen worden verwerkt in overeenstemming met de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming en kunnen worden overgedragen binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”).

7. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk ter voldoening aan de doelstellingen waarvoor ze werden verzameld en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Onafhankelijk van deze periode gedurende welke wij uw persoonsgegevens bewaren, schrappen wij eveneens uw persoonsgegevens wanneer u ons er uitdrukkelijk om verzoekt via een kennisgeving via de bovenvermelde contactgegevens.

8. Andere websites en sociale netwerken

Wanneer u op internet surft, kan daar eveneens de mogelijkheid worden geboden om informatie over Vitruvi, de Website of de producten en/of diensten die beschikbaar zijn te delen of op te volgen via de functionaliteit sociaal netwerk van derden (bijvoorbeeld de knoppen “delen”, “liken” of “volgen”).

Wij bieden deze functionaliteit aan om bij de leden van sociale netwerken interesse te wekken voor de Website, en u de mogelijkheid te bieden om de opinies, nieuwtjes en aanbevelingen op de Website met u contacten te delen en op te volgen. U moet echter weten dat het feit dat u persoonsgegevens met een sociaal netwerk deelt erin kan resulteren dat deze gegevens worden verzameld door de leveranciers van sociale netwerken en dat ze openbaar kunnen verspreid worden, inclusief via Internet-zoekmotoren. We raden u aan om altijd aandachtig het vertrouwelijkheidsbeleid te lezen van een website die u bezoekt of van een sociaal netwerk via welke u inlichtingen deelt, opdat u hun praktijken inzake vertrouwelijkheid begrijpt.

9. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor de personen die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun taak. Deze personen hebben een vertrouwelijkheidsplicht en moeten toezien op de naleving van alle technische en organisatorische maatregelen die wij hebben uitgewerkt ter garantie van de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens

10. Welke rechten hebt u?

U beschikt over verschillende rechten die u kunt uitoefenen door contact op te nemen met ons via de ondervermelde contactgegevens.

• De raadpleging van persoonsgegevens betreffende u en die door ons werden verwerkt, desgevallend de rectificatie van persoonsgegevens die verkeerd/onvolledig zijn, alsook, in bepaalde gevallen, de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens of bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens.
• De overmaking van persoonsgegevens, ofwel door ze u te leveren in een leesbaar formaat, ofwel wanneer wij ze rechtstreeks doorgeven aan door u aangewezen derde dienstverleners.
• Het bezwaar tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.
• De intrekking van uw eerder gegeven toestemming met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens.
• De indiening van een klacht bij de controle-instantie, als u niet tevreden bent met onze behandeling van uw verzoek of klacht, met de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35-39 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
commission@privacycommission.be

11. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u vragen of klachten hebt omtrent het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met ons via de bovenvermelde contactgegevens.

Als u uw toestemming wilt intrekken voor het gebruik van uw persoonsgegevens en/of u geen marketingmededelingen meer wilt ontvangen van Vitruvi, kunt u te allen tijde contact opnemen met ons door uw verzoek te sturen naar het volgende adres:

Postadres: Vitruvi – Privacy – Ooigemstraat 47, 8760 Meulebeke
E-mail : privacy@Vitruvi.be

We kunnen op regelmatige tijdstippen dit Beleid wijzigen. Als wij essentiële of belangrijke wijzigingen aanbrengen aan de manier waarop wij uw persoonsgegevens wensen te gebruiken, zullen wij u daarvan in kennis stellen via een leesbaar bericht op de Website, of door rechtstreekse contactname met u. Als u op internet surft en u niet akkoord bent met de wijzigingen, gelieve dan de Website niet meer te gebruiken.